Fakturering

Grunddata & medlemsuppgifter

Grunden för att hantera fiberföreningens fakturor till medlemmarna är att förse vårt system med den data som behövs. Detta är uppgifter om föreningens medlemmar och vilka abonnemang dessa har tecknat sig för samt vilka priser som dessa tjänster har. De tjänster som kan finnas är t.ex. gruppabonnemang/Triple play, serviceavgift, fakturerings- och påminnelseavgifter samt medlemsavgifter.

Dessa uppgifter importeras till vårt system.

I vår webbportal får föreningens styrelserepresentanter tillgång till all medlemsinformation och kan uppdatera denna vid behov. Här kan även medlemmarna själva göra viss uppdateringar av fakturaadress, fakturatyp, se historiska fakturor, mm via ”Min sida”.

Fakturering

Föreningens medlemmar faktureras kvartalsvis där man betalar för sina tjänster i förskott. Faktureringen till medlemmarna sker av oss på uppdrag av fiberföreningen.

Som standard skickas fakturan ut via e-post med länk till fakturan i pdf-format, men man kan självklart även välja att betala via autogiro, e-faktura eller få en vanlig brevfaktura mot extra avgift. En extra avisering om att det finns en ny faktura kan även skickas till medlemmen med SMS, där det även finns en länk för att se sin faktura direkt i sin mobil.

 

Avprickning och påminnelser

Med hjälp av OCR-nummer på fakturan och daglig information från Bankgirot läses alla inbetalningar automatiskt in i vårt system och prickas av mot medlemmarnas skulder. Endast ett fåtal manuella inbetalningar behöver hanteras manuellt.

Betalningspåminnelser skickas automatiskt ut till de medlemmar som missat att betala sin faktura. Skulle det bli aktuellt med avstängning av abonnemang eller vidare inkasso av skulder hjälper vi till även med detta.

Utbetalning av fakturerade avgifter

Efter förfallodatum betalas inbetalda avgifter ut till föreningens bank- eller plusgiro tillsammans med ett detaljerat utbetalningsunderlag. Detta underlag utgör fiberföreningens bokföringsunderlag, vilket innebär att alla medlemmarnas inbetalningar bara genererar en verifikation per kvartal för fiberföreningen (om man redovisar enligt kontantmetoden/bokslutsmetoden, annars två). För sent inbetalda och krävda avgifter betalas ut tillsammans med nästkommande utbetalning.

Tjänsten består av:
  • Upprättande och ajourhållande av kundregister och reskontra
  • Kvartalsfakturering till föreningens alla medlemmar på uppdrag av fiberföreningen
  • Rapportering av fakturerade avgifter per medlem
  • Uppföljning och kravhantering
  • Utbetalning och utbetalningsunderlag till fiberföreningen kvartalsvis